Все началось в декрете. За бытом с двумя детьми (старшая только пошла в школу и малышка) я теряла себя и контроль над жизнью. Нашла курс мужа по программированию в 1С - материалы остались у него на компьютере. В особо тяжёлые периоды это возвращало мне ощущение руля.
Выйдя из декрета стало жаль терять уже полученные знания, ведь без закрепления практикой, теория легко забывается. Уточнив у руководителя IT отдела (назовём его условно Денис), есть ли задачи, которые не успевает делать штатный программист, договорилась с генеральным директором: по нагрузке беру мелкие задачи по 1С. Но тут основной программист уходит, найти нового, как часто бывает, проблемно, срочных объемных задач по моему основному направлению нет. Предложили 70% рабочего времени уделять программированию. Получить такой объем практики показалось интересным и я рьяно взялась за новое дело!
Но жизнь куда сложнее и интереснее чем мы планируем. И вместе с практикой по программированию, я провела свой первый аудит IT отдела - доступно не многим, поскольку без специальных знаний сложно разобраться.
На первый взгляд, как обычно,
все отлично. Непрерывно работающая IT структура средней компании, штат: руководитель отдела, системный администратор, программист 1С и два техника, обслуживают сеть из оптовых и розничных торговых точек, а также весь бек офис.
Как директор по качеству, на автомате фиксирую ошибки - для анализа и предотвращения. В первый месяц
случайно натыкаюсь на 23! Не полноценный аудит, а просто наткнулась. Большинство из них мелкие, но их объем настораживает.
Выясняется, что Денис строит работу свою и отдела по принципу
быстро чини, что сломалось, а все новое внедряется без учета нюансов. Это даёт красивую ширму успешно работающего отдела, а вместе с тем низкий результат и слив бюджета.
Опишу на примере программы 1С:Управление торговлей - ключевой программы данного бизнеса. Здесь ведется весь товар от поступления до продажи. Стратегия компании строится на ее отчетах.
1.
Программа доработана в 2019 году без возможности обновлений. Законодательные изменения и новый функционал прописывают платно - подрядчики, почасовики, позже штатный программист.
Сначала правок мало, потом 60% времени на ручную "заплатку". База устаревает, растут затраты.
2.
Не настроена работа пользователей. - Разрывы в движении товара (через которые было воровство в крупных суммах).
- Меняются документы прошлых месяцев - даже после сдачи отчёта в налоговую. Финансовый отдел может ориентироваться только на документы в своей отдельной базе 1С: Бухгалтерия, данные переносят вручную.
- У всех сотрудников компании избыточный доступ (даже права администратора без полномочий).
- Себестоимость считается неправильно, управленческие отчеты неверные. Распределение доходов и расходов настроены криво.
Силами программиста дописывается множество дополнительных отчетов, для получения корректных данных, которые все равно являются лишь условно верными.
3.
Доработки дублирующие стандартный функционал. Трата времени программиста, также снижается скорость и стабильность работы системы за счёт нагромождения лишнего кода.
Пример: мне ставилась задача дописать функционал по выставлению клиентам счета на аванс, что очевидно, и так имеется в системе.
4.
Дедлайны превыше качества. Денис ставит задачи подчинённым делая упор только по срокам, открыто заявляя, что качество его интересует, если возможно уложить в выбранный срок. Работа принимается соответственно. Естественно, руководству он это не афиширует.
5.
Стратегия откладывается пока не забудется. По стратегически важным задачам ведётся видимость бурной деятельности, до тех пор пока задача не сменится более приоритетной или не отвалится с потерей актуальности.
Пример: пол года совещаний по техзаданию на новую базу - результат ноль.
6.
Мелкие задачи в приоритете. Если нельзя избежать выполнения крупной важной задачи, она перекладывается на подрядчика или просрачивается за потоком мелких.
Пример: плановый переходу на другую систему налогообложения. База старая - изменения вручную. Работы начали в момент перехода, длились 3 месяца аврала. Бухгалтеры сверхурочно исправляли отчетность, главный бухгалтер выгорела - чуть не уволилась.
Оценив масштаб трагедии, согласовала с генеральным директором
проект обновления 1С: УТ. Исправила без дополнительного бюджета и новых людей.
Что сделано за год: 1. Продумана и реализована архитектура для стандартных обновлений. Сохранены быстродействие и стабильность работы.
2. Продумана и настроена работа пользователей.
- Товародвижение без разрывов от поставщика до продажи.
- Настроены права по должностям.
- Прошлые документы меняем только актами/сторно (проверяемо).
- Управленческая отчетность настроена по требованиям генерального директора.
3. Составлено и реализовано техническое задание по переносу необходимых доработок из старой базы. Важное перенесено, вычищен весь лишний код дублирующий стандартные функции программы.
4. Все операции в системе и корректность создания документов согласованы с главным бухгалтером. Верный документооборот для последующей интеграции с 1С: Бухгалтерия. В дальнейшем сократит объем работы финансового отдела и упростит сдачу отчетности в налоговую.
5. Подготовлена инструкция для пользователей с примерами и иллюстрациями.
6. Подготовка к новому НДС с 1 января 2026 г. и маркировкам - за месяц до сроков, с тестами.
7. Составлен план работы на пол года с учетом стратегической важности задач.
Итог: Застарелые боли компании устранены, финансовые потери остановлены. Заложен задел на оптимизацию - с сокращением рабочих часов финансового отдела. Могло быть сделано раньше при грамотном построении работы руководителем IT отдела.
Потери за 5 лет: минимум 90% затрат на доработки + хищения + неверная стратегия компании. В дополнение остальные программные продукты и вся сфера IT настроенные подобным образом.5 маркеров "сарая за ширмой" для Вашего бизнеса: 1. Затраты на IT (с ФОТ) растут непропорционально росту чистой прибыли.
2. IT директор не имеет четкого плана: на год/месяц/неделю/день личного и отдела.
3. Срывы именно стратегически важных задач, мелочь выполняется в срок.
4. Крупные проекты реализуются подрядчиками. При обсуждении бюджета, не предоставляется смета и четкий план работ с контрольными сроками по реализации своими силами.
5. "Все работает", но вас сварили как лягушку в кипятке. Есть застарелые значимые боли в программных продуктах, с которыми пытались бороться, в итоге привыкли и подстроились.
Проверьте свой IT. Решение есть - минимум два